Ах, облака, не для бизнеса эти лошадки…

07:00 — 16.07.2013

А где-то здесь под бумагами флешка осталась...

А где-то здесь под бумагами флешка осталась...

Автор фото: Николай Бравилов

Ах, облака, не для бизнеса эти лошадки…

07:00 — 16.07.2013

Скорый поезд XXI-го компьютеризированного века никак не доберется до станции «документооборот». В то время как даже самые распоследние юзеры из числа обычных пользователей научились пользоваться облачными технологиями для хранения нужных файлов, бизнес по-прежнему тонет в бумажном море. И в качестве спасательного круга вынужден пользоваться архивами. Не цифровыми, а самыми что ни на есть банальными: из стекла и бетона.

Остановка первая: инвестиционная

Само собой, такой способ хранения документов требует вложений, причем немалых. А вот некоторые организации на собственный архив тратиться не хотят и потому предпочитают пользоваться услугами так называемых коммерческих архивов, которые обещают не только хранить документы, но и обеспечивать к ним оперативный доступ.

Кстати, совсем недавно одна из крупных международных компаний решила инвестировать в строительство частного архива в Нижнем Новгороде аж 10 миллионов долларов.

— Правильно организованный документооборот — это ключ к успеху всего бизнеса, — считает генеральный директор Залина Канаметова. — Если компания обращается к нам, мы полностью избавляем ее от бумажной мороки. Поэтому в строительство нового хранилища инвестируем с уверенностью. Да и в будущее смотрим с оптимизмом: уже сейчас у нас более трех тысяч клиентов по всей стране, от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. Уверена, что это не предел. К настоящему моменту в распоряжении компании уже более 50 архивных хранилищ, расположенных в разных городах России.

Остановка вторая: коммерческая тайна

Проблему хранения документов каждое учреждение решает по-своему. Например, некоторые создают собственные архивы: так, дескать, надежнее. Именно надежность и безопасность информации являются определяющими критериями для руководителя одной из крупных нижегородских строительных фирм. «Я за любой вид хранения документов, если он способен обеспечить сохранность коммерческой тайны, — говорит он. — Мне кажется, это вполне понятно. Мы же не хотим, например, чтобы сведения о нашей личной жизни кто-то использовал для спекуляции, шантажа и прочих неприятных вещей. Что касается способа хранения, могу сказать, что на нашем предприятии предпочтение отдается электронным носителям: всем понятно, что надо идти в ногу со временем, а будущее все-таки за высокими технологиями. А вот хорошо это или плохо — уже другой вопрос».

Кстати, документацией на предприятии занимается специальный отдел, сотрудники которого постоянно советуются с директором, какую новинку стоит внедрить. В общем, все сопутствующие вопросы решаются внутри компании: там уже и вся нужная инфраструктура создана, и специально обученные люди имеются.

Остановка третья: бумаги — вечны!

Напомним, что хранением документации коммерческих предприятий занимается еще и государственный архив. Например, Государственный архив специальной документации Нижегородской области имеет дело с научно-технической (проектной, конструкторской, научно-исследовательской, технологической), патентной, строительной, инвентаризационной, приватизационной, управленческой документацией. Сейчас учреждение работает с 95 организациями — в течение последних нескольких лет их количество не менялось, а тенденции к росту пока не наблюдается. Все они предоставляют информацию исключительно в бумажном виде: методики передачи в электронном пока нет.

— Главная задача сегодня — разработать стандарты, которые позволят делать все в одном ключе, — говорит заместитель директора архива Светлана Мохова. — Сейчас они как раз находятся в стадии разработки — этот процесс займет очень много времени. А вообще, нам кажется, что документ в бумажном виде будет существовать всегда: ведь техника постоянно совершенствуется, а замена оборудования, как и носителей, требует времени и денег.

Досье

Наименования типовых управленческих архивных документов, появляющихся у организации в процессе работы, а также сроки, в течение которых их необходимо хранить, прописаны в Приложении к приказу Министерства культуры РФ, называющемся «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя 12 разделов, в каждом из которых идет речь об отдельном виде документов.

Мнение

Дмитрий Копылов, заместитель директора ГУ «Нижегородский инновационный бизнес-инкубатор»:

— Действительно, сейчас большинство документов хранится в бумажном виде, и виной тому, как мне кажется, две причины: простая привычка (мы думаем, что, если документ можно не только увидеть, но еще и потрогать, это надежнее) и дороговизна инфраструктуры. Ведь для покупки специального оборудования и обучения сотрудников нужно потратить много средств и времени. Тем не менее в настоящее время наблюдается постепенный процесс перехода на электронные носители. Например, уже сейчас наш бизнес-инкубатор получает документы из налоговой инспекции в электронном виде. Это тенденция стала прослеживаться года четыре назад, а пройдет еще лет 5–10, и мы, скорее всего, полностью откажемся от хранения документов в печатном виде. Этот факт неизбежен.

1252

Комментирование данного материала запрещено администрацией.